Betingelser ved booking af Skovkanten

Åbningstider

Ved forespørgsler og bookinger til arrangementer skal gæsten som udgangspunkt henvende sig på mail til info@skovkanten.com eller via vores kontaktformular på hjemmesiden.

Kirk Hedegaards hovedkontor kan træffes telefonisk mandag–fredag mellem kl. 08.00-15.00 på​ 63 11 12 08. Fysiske møder skal bookes over mail.

Ved akutte henvendelser, hvor hjælpen ikke kan vente til dagen efter, vil det efter ovenstående telefontider være muligt at blive omstillet til vores vagttelefon via samme nummer.

Oplysninger ved booking

Gæsten bedes oplyse følgende ved booking:

  • Fulde navn
  • Telefonnummer
  • Antal voksne & antal børn under 12 år
  • Ønsket dato & forventet varighed af selskab
  • Anledning
  • Menu
  • Faktureringsoplysninger (inkl. en mail, vi må stile fakturaen til)
  • Privatadresse (da det er et krav, at denne fremgår af fakturaen)

Gæsten bærer selv ansvaret for at angive antal børn under 12 år i sin bestilling. Børn under 12 år får halv pris og halv portion.

Eventuelle allergener skal oplyses senest 7 dage før arrangementet.

Betaling

Vi fremsender en faktura til den e-mailadresse, som gæsten oplyser ved bestilling. Fakturaen kan betales via bank- eller MobilePay-overførsel. Information om betaling er oplyst på fremsendte faktura – indbetaling skal ske senest på leveringsdatoen. Vi tager ikke imod kontanter, medmindre det er aftalt på forhånd, og vi har ingen dankortterminal. Har gæsten nogle ønsker til, hvordan fakturaen skal udformes, skal dette oplyses senest 7 dage før arrangementets afholdelse.

Klargøring af lokaler, bordopdækning, bordplaner, bordkort m.m.

Kirk Hedegaard sørger for følgende bordopdækning til selskaber: Duge, servietter, lys og blomster. Har gæsten flere ønsker til bordopdækning (inkl. pynt), faktureres der pr. påbegyndt time for dette. Det samme er gældende, hvis gæsten har eget pynt og ønsker Kirk Hedegaards personale til at sørge for oppyntning efter aftale.

Bordplaner, bordkort, pynt m.m. skal vi bede om senest 7 dage før arrangementets afholdelse. Indleverede bordkort skal sorteres og nummereres efter bordplanen.

Det bookede lokale vil være klar til det aftalte tidspunkt. Vi henstiller til, at I som værter kommer tidligst 30 minutter før jeres arrangement starter.

Afbestilling og ændring af kuverter

Vi følger HORESTAs afbestillingsregler (Brancheforeningen for Hotel og Restaurant):

Afbestilling af selskab skal ske skriftligt senest 4 uger før arrangementet.

Ved afbestilling af hele arrangementet eller en reduktion på mere end 10 % gælder følgende:

  • Mellem 28 og 7 dage før arrangementet opkræves der 50 % af den aftalte pris
  • Mellem 6 og 1 dag før arrangementet opkræves der 75 % af den aftalte pris
  • Ved manglende fremmøde (no-show) opkræves der 100 % af den aftalte pris

​​

Tilbagemelding på det endelige antal skal ske skriftligt senest 14 dage før arrangementet. Eventuelle ændringer i dette antal skal være oplyst senest 7 dage før arrangementets afholdelse – derefter er antallet bindende. Det er således ikke muligt at nedjustere antallet af kuverter 6 dage før arrangementet.

Ved brug af Kirk Hedegaards eksterne leverandører er det til enhver tid den eksterne leverandørs afbestillingsregler, der er gældende.

Depositum

Vi forbeholder os retten til at opkræve et depositum på kr. 2500,- i forbindelse med bookinger af lokaler. Beløbet fratrækkes den endelige faktura efter arrangementet, men såfremt arrangementet afbestilles mindre end 12 måneder før den reserverede dato, er reservationsgebyret tabt.

Da alt laves fra bunden og efter sæsonens udbud, tages der forbehold for eventuelle forskydninger i sæsonerne.