Betingelser ved booking af totalarrangementer
Åbningstider
Ved forespørgsler og bookinger til arrangementer skal gæsten som udgangspunkt henvende sig på mail til info@kirkhedegaard.dk eller via vores kontaktformular på hjemmesiden.
Kirk Hedegaards hovedkontor kan træffes telefonisk mandag–fredag mellem kl. 10.00-14.00 på 61 13 26 89.
Fysiske møder skal bookes over mail.
Ved akutte henvendelser, hvor hjælpen ikke kan vente til dagen efter, vil det efter ovenstående telefontider være muligt at blive omstillet til vores vagttelefon på følgende nummer: 20 58 63 10.
Oplysninger ved booking
Gæsten bedes oplyse følgende ved booking:
- Fulde navn
- Telefonnummer
- Antal voksne & antal børn under 12 år
- Ønsket dato & forventet varighed af selskab
- Ønsket lokation
- Anledning
- Hvorvidt afhentning af returservice ønskes
- Menu
- Evt. leveringsadresse
- Faktureringsoplysninger (inkl. en mail, vi må stile fakturaen til)
- Privatadresse (da det er et krav, at denne fremgår af fakturaen)
Gæsten bærer selv ansvaret for at angive antal børn under 12 år i sin bestilling. Børn under 12 år får halv pris og halv portion. Eventuelle allergener skal oplyses senest 7 dage før arrangementet.
Det er ikke muligt at lave en forhåndsreservation.
Betaling
Vi fremsender en faktura til den e-mailadresse, som gæsten oplyser ved bestilling, i ugen op til arrangementet. Fakturaen skal betales via bankoverførsel. Information om betaling er oplyst på fremsendte faktura, hvor det vil fremgå, at indbetaling skal ske senest den dag, arrangementet afvikles. Vi tager ikke imod kontanter, medmindre det er aftalt på forhånd, og vi har ingen dankortterminal.
Har gæsten nogle ønsker til, hvordan fakturaen skal udformes, skal dette oplyses senest 7 dage før arrangementets afholdelse. Ved arrangementer hvor der afregnes drikkevarer efter forbrug, tilsendes en faktura over mail efter arrangementet. Øvrige drikkevarer, som ikke fremgår af det tilsendte tilbud, afregnes efter forbrug.
Klargøring af lokaler, bordopdækning, bordplaner, bordkort m.m.
Kirk Hedegaard sørger for følgende bordopdækning til selskaber: Duge, servietter, lys og blomster. Har gæsten flere ønsker til bordopdækning (inkl. pynt), faktureres der for dette. Det samme er gældende, hvis gæsten har eget pynt og ønsker Kirk Hedegaards personale til at sørge for oppyntning efter aftale. Her forbeholder vi os ret til at fakturere 200,- for 30 minutter og 400,- for en time.
Bordplaner, bordkort, pynt m.m. skal vi bede om senest 7 dage før arrangementets afholdelse. Indleverede bordkort skal sorteres og nummereres efter bordplanen.
Det bookede lokale vil være klar til det aftalte tidspunkt. Vi henstiller til, at I som værter kommer tidligst 30 minutter før jeres arrangement starter.
Afbestilling og ændring af kuverter
Vi følger HORESTAs afbestillingsregler (Brancheforeningen for Hotel og Restaurant):
Afbestilling af selskab skal ske skriftligt senest 4 uger før arrangementet.
Ved afbestilling af hele arrangementet eller en reduktion på mere end 10 % gælder følgende:
- Mellem 28 og 7 dage før arrangementet opkræves der 50 % af den aftalte pris
- Mellem 6 og 1 dag før arrangementet opkræves der 75 % af den aftalte pris
- Ved manglende fremmøde (no-show) opkræves der 100 % af den aftalte pris
Tilbagemelding på det endelige antal skal ske skriftligt senest 14 dage før arrangementet. Eventuelle ændringer i dette antal skal være oplyst senest 7 dage før arrangementets afholdelse – derefter er antallet bindende. Det er således ikke muligt at nedjustere antallet af kuverter 6 dage før arrangementet.
Da vi ikke har kontortid i weekenden, er der ikke mulighed for at ringe til os i weekenden for at nedjustere antallet af kuverter. Her anbefaler vi, at gæsten i stedet skriver en mail, hvis deadline for det endelige antal falder på en lørdag eller søndag.
Eventuelle allergener, specialkost og andre ændringer i menu skal ligeledes oplyses senest 7 dage før leveringsdatoen. Skal Kirk Hedegaards køkken tage højde for eventuelle ændringer i menu 6 dage før leveringsdatoen, forbeholder vi os ret til at fakturere et gebyr på 250,- samt prisen for selve menuen.
Ved brug af Kirk Hedegaards eksterne leverandører er det til enhver tid den eksterne leverandørs afbestillingsregler, der er gældende.
Depositum
Vi forbeholder os retten til at opkræve et depositum på kr. 2500,- i forbindelse med bookinger af lokaler. Beløbet fratrækkes den endelige faktura efter arrangementet, men såfremt arrangementet afbestilles mindre end 12 måneder før den reserverede dato, er reservationsgebyret tabt.
Andet
Personalet kasserer maden efter arrangementet. Ønsker I at gemme resterne, skal vi vide det på forhånd, og I skal selv sørge for emballage til at pakke maden ned i.
Der kan gælde transportomkostninger ved længere distancer til henholdsvis Sjælland og Jylland.
Da alt laves fra bunden og efter sæsonens udbud, tages der forbehold for eventuelle forskydninger i sæsonerne.
Vi forbeholder os ret til prisjusteringer som følge af væsentlige ændringer i leverandørpriser og andre udefrakommende omstændigheder.